KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA BİLDİRİMİ


Değerli Misafirimiz;

Kişisel verilerin korunması kapsamında hazırlanan bu aydınlatma bildirimi aşağıda şirket unvanı ve otel ismi verilen şirketimiz ve otelimiz genelinde uygulanmakta olan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde genel aydınlatma bildirimidir.

Şirket ve otelimiz;

ÇAĞAKAN TURİZM İÇ VE DIŞ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (ERDOBA ELEGANCE HOTEL & SPA);

Bundan böyle otel ve şirketimiz, "Erdoba Elegance Hotel & Spa" veya "Otel"olarak anılacaktır.

Erdoba Elegance Hotel& Spa ailesi olarak kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem vermekteyiz. Bu kapsamda kişisel verilerinizi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca "Veri Sorumlusu" sıfatıyla, aşağıda belirtilen amaçlar ve sınırlar kapsamında işlemekte ve buna uygun gerekli idari ve teknik tedbirleri almaya son derece özen göstermekteyiz. Bu sebeple işbu "Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Bildirimi vasıtasıyla kişisel verilerinizi işleme süreçlerimiz ve KVK kanunu çerçevesinde siz değerli misafir ve ziyaretçilerimizin 6698 sayılı kanunda ve GDPR regülasyonundan doğan haklarınız hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

1. İşlediğimiz Kişisel Verileriniz

Erdoba Elegance Hotel& Spa müşterisi olan sizler ve/veya aile üyeleriniz hakkında aşağıdaki gibi bilgiler istememiz gerekecektir:

• Kimlik bilgileri (örneğin ad-soyad, T.C. kimlik numarası, Pasaport Numarası gibi).

• İletişim bilgileri (örneğin telefon numarası, e-posta adresi, İletişim Adresiniz gibi).

• Kişisel bilgiler (örneğin doğum tarihi, uyruk).

• Çocuklarınıza ilişkin bilgiler (örneğin adı, doğum tarihi, yaşı).

• Kredi kartı numaranız (banka tahsilat işlemi ve rezervasyon amaçları için).

• Otele Varış ve Otele çıkış tarihleriniz.

• Tercihleriniz ve ilgi alanlarınız (örneğin sigara içilen/içilmeyen oda, tercih edilen kat, yatak takımı türü, gazete/dergi türü, spor, kültürel ilgi alanları)

• Kuruluşumuzda konaklarken veya konakladıktan sonra sorularınız/yorumlarınız.

• Size daha iyi hizmet verebilmemiz, sağlığınızı gözetmemiz ve spor komplekslerimizi kullanabilmeniz amacı ile işlemek zorunda olduğumuz hassas nitelikteki sağlık verileri (örneğin kan grubu, geçirilen hastalıklar, alerjen durumlar, Spor aktivitelerine engel olacak rahatsızlığınızın bulunup bulunmadığı vb.) 18 yaşından küçük kişiler hakkında toplanan bilgiler ad, uyruk ve doğum tarihiyle sınırlıdır ve bu bilgiler bize yalnızca bir yetişkin tarafından verilebilir. (Metin içerisinde yukarıda sayılı verilerin hepsi birlikte "Kişisel Veri" olarak anılacaktır.)

2. Kişisel Verilerinizin Elde Edilme Zamanı

Kişisel veriler, aşağıdakiler dâhil çeşitli durumlarda toplanabilir:

A. Otel aktiviteleri:

• Oda rezervasyonu.

• Otele giriş ve ödeme.

• Otele Varış ve Otele çıkış tarihleriniz.

• Bir konaklama sırasında otel barında veya restoranında yeme/içme.

• İstekler, şikâyetler ve/veya anlaşmazlıklar.

• Fitness ve SPA tesislerimizin kullanımı veya üyelikleri.

• Rezervasyonlarınız ( Düğün, Toplantı ve Diğer Organizasyonlarda ).

• Öneri ve anket formlarında.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde kişisel verilerin işlenmesi kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

- Pazarlama programlarına veya etkinliklerine katılım:

• Müşteri anketlerine katılma (örneğin Konuk Memnuniyeti Anketi)

• E-posta üzerinden teklif ve promosyonlar almak için bültenlere abone olma.

- Üçüncü taraflardan bilgi iletimi:

• Tur operatörleri, seyahat acenteleri, GDS rezervasyon sistemleri ve diğerleri üzerinden yaptığınız rezervasyonlar aracılığı ile tesislerimize iletilen bilgiler.

- İnternet aktiviteleri:

• Erdoba Elegance Hotel& Spa web sitelerine bağlantı (IP adresleri, tanımlama bilgileri)

• Online formlar (online rezervasyon, anketler, sosyal ağlardaki Erdoba Elegance Hotel & Spa sayfaları, Facebook oturum açma vb. gibi ağ üzerinden oturum açma sistemleri).

Kişisel Verilerinizin İşlenme Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Otelimizde konaklama ve otel tesisleri içerisinde sunulan hizmet süreçlerinin gerekliliklerinin ifa edilmesi kapsamında Bildiri’min 3. maddesinde belirtilen amaçlar çerçevesinde, konaklama ve diğer hizmet süreçlerinin yürütülebilmesi ve/veya Otel'in yasal yükümlülükleri dahil tüm yükümlülüklerinin ifa edilebilmesi adına Kişisel Verileriniz aşağıdaki yöntem ve vasıtalar ile Otel'in ilgili departmanları ve yetkili diğer departmanlar tarafından otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilmektedir ve işlenebilmektedir:

• Şahsen Başvurularınızda elden, Otel'e ait web siteleri vasıtasıyla, elektronik postayla, postayla, referanslar aracılığıyla veya Otel'in çalıştığı çözüm ortakları ve tedarikçiler (Örneğin seyahat acenteleri, tur şirketleri, rezervasyon siteleri) ve/veya internet siteleri, sosyal medya hesapları aracılığı ile.

• Farklı şekillerde (yüz yüze, telefon, telekonferans, video konferans, faks vb) yapılabilecek görüşmeler sırasında edinilen bilgiler ile. Kişisel verileriniz; 6698 Sayılı Kanun'un 5. Maddesinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplerle işlenmektedir;

I. Açık rızanızın bulunması,

II. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

III. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızanızı açıklayamayacak durumda olmanız halinde veya rızanıza hukuki geçerlilik tanınmayan sizin yahut bir başkasının hayat veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

IV. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla ilgili olarak kişisel veri işlenmesi,

V. Hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi için zorunlu olması,

VI. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

VII. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,,

VIII. Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek ve açık rızanız alınmak kaydıyla, meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması,

Özel Nitelikteki Sağlık Verileriniz açık rızanıza bağlı olarak veya Kanun'un 6. Maddesinde sayılı şartların gerçekleşmesi halinde işlenmektedir. Kişisel verileriniz; 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu, Vergi Usul Kanunu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili diğer yasal mevzuatlar uyarınca işlenmektedir. Erdoba Elegance Hotel &Spa Kişisel Verilerinizin işlenmesinde Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, AB veri koruma mevzuatları ( GDPR ) ve KVKK başta olmak üzere ilgili yasal mevzuatta belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.

3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizin İşlenmesi

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri "özel nitelikli" olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek - vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Otelimiz özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmekte ve bu verilerin korunmasında hassasiyetle davranmaktadır.

Erdoba Elegance Hotel & Spa ailesi olarak özel nitelikli kişisel verilerinizi, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun bir biçimde aşağıdaki durumlarda işlemektedir:

A. Açık Rızanızın Bulunması Durumunda

İçinde bulunduğunuz şartları Otelimiz ile paylaşarak kendinize özelleştirilmiş hizmet talep edebilmekte ve bu amaçla özel nitelikli verilerinizi paylaşabilmektesiniz. (Örneğin boyun fıtığı nedeniyle ince yastık istenmesi, kalp rahatsızlığı nedeniyle giriş katta oda talep edilmesi, fıstık alerjisi nedeniyle kuruyemiş içermeyen tatlı hazırlamamızı talep edilmesi, gluten alerjisi nedeniyle glütensiz yemeklerin servis edilmesi, SPA ve Fitness center kullanımlarında spor yapmanıza ve tesiste sunulan hizmetlerden faydalanmak için gerekli olan sağlık koşullarını sağlayıp sağlamadığınıza dair karar verilebilmesi amacı ile ilgili spor aktivitesi veya SPA, Fitness hizmetlerinden yararlanmanıza engel olacak bir rahatsızlığınızın bulunup bulunmadığına dair verdiğiniz sağlık bilgileriniz vb.).

Otelimiz içerisinde açık rızanız ile alınan bu sağlık bilgileri hizmet aldığınız tesis içerisinde sadece sorumlularının görmesi sağlanacak şekilde kurum içerisinde dahi sınırlandırılmıştır. Sizlerin özel nitelikli verilerini paylaşarak tanımladığınız ihtiyaçlarınıza yönelik özelleştirilmiş hizmet sunabilmemiz ve sizlerin bu ihtiyaçlarınızı gelecekte de hatırlayarak tekrar aynı hizmetleri sunabilmemiz için Otelimiz, özel nitelikli verilerinizi ancak ilgili açık rızanızı alarak ve sadece toplama amacına hizmet etmesi için işleyecektir. Özel nitelikli sağlık verileriniz ve diğer tercihleriniz ile ilgili özel nitelikli verileriniz kurum içi hizmetin sağlanması ve aldığınız hizmet doğrultusunda siz değerli misafirlerimizin hayati risk oluşturacak faktörlerin en aza düşürülmesi amacı ile kurum içerisinde sadece hizmeti sağalacak personelimiz ile sınırlı şekilde paylaşılmaktadır. Özel nitelikli bu verileriniz kurum içi diğer çalışanlarımız veya 3. Taraflar ile asla paylaşılmaz. Özel nitelikli bu verilerin korunması amacı ile gerekli tüm idari ve teknik önlemler alınarak ciddiyet ve hassasiyet ile verilerin korumasına özen gösterilmektedir.

B. Açık Rızanızın Bulunmaması Durumunda

Hassas nitelikteki sağlık verileriniz dışındaki özel nitelikli kişisel verileriniz sadece kanunlarda öngörülen hallerde işlenebilmektedir. Sağlığınızla ilgili hassas nitelikli özel kişisel verileriniz ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir. Bunun dışında açık rızanız alınmadan sağlık verileriniz ancak açık rızanızın alınmayacağı durumlarda ( Kaza geçirmeniz, Açık rızanızı beyan edemeyecek düzeyde hastalanmanız, acil tıbbi müdahale gerektiren durumlarda ) sadece sağlık kuruluşları ile paylaşılabilmektedir.

4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz Otelimizin güvenliğinin tesisi ve Otelimiz tarafından ziyaretçilerimize ve misafirlerimize sunulmuş olan hizmetlerimizden faydalanmanız, Otelimiz sosyal tesislerinin kullanımı (SPA, Fitness ve diğer spor kompleksleri ve aktiviteler), erişim kayıtlarının yönetimi, kanun ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacı ile 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve kurumumuzun kanunlar ile belirlenen yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacı ile aşağıda detaylandırdığımız amaçlar ile işlenmektedir.

A. Müşterilerimize karşı yükümlülüklerimizi yerine getirmek.

B. Oda rezervasyonlarını ve konaklama isteklerini yönetmek:

• Yasal belgeleri muhasebe standartlarına uygun bir şekilde oluşturmak, Faturalama hizmetlerini yönetmek ve saklamak.

C. Otel konaklamanızı yönetmek:

• Hizmet kullanımlarınızı izlemek (telefon, bar, ödemeli TV vb.)

• Odalara erişimi yönetmek.

• Oteldeki konaklamaları sırasında uygunsuz davranışlarda bulunan müşterilere yönelik listelerin iç yönetimi (agresif ve antisosyal davranışlar, otel sözleşmesine uyulmaması, güvenlik düzenlemelerine uyulmaması, hırsızlık, hasar veya ödemeyle ilgili olaylar).

• Pazarlama faaliyetleri gerçekleştirmek, markalarımızı tanıtmak.

• İhtiyaçlarınızı daha iyi karşılamak için ürünlerimizi ve hizmetlerimizi uyarlamak ve geliştirme.

• Size gönderdiğimiz ticari teklifleri ve promosyon mesajlarını özelleştirmek.

• Açık rızanızın olduğu durumlarda Erdoba Elegance Hotel &Spa Hotel ve bağlı kuruluşları tarafından oluşturulan özel teklifler ve yeni hizmetler hakkında sizi bilgilendirmek.

• Konaklama öncesinde, sırasında ve sonrasında müşterilerle olan ilişkilerimizi yönetmek.

• Hedeflenen iletişimleri göndermek amacıyla rezervasyon geçmişine ve müşterilerin seyahat tercihlerine dayalı olarak segmentasyon işlemlerini gerçekleştirmek.

• İstatistik ve ticari puanlar geliştirmek ve raporlama gerçekleştirmek.

• Yeni veya eski müşterilerin tercihlerini bilmek ve kişiselleştirilmiş hizmet sunmak.

• Açık rızanızın olduğu durumlarda size bültenler, promosyonlar ve turizm, otel veya hizmet teklifleri göndermek veya sizinle telefondan iletişime geçmek.

• Bülten, promosyon, turizm teklifleri ve memnuniyet anketleri aboneliğinden çıkma isteklerini yönetme.

• İtiraz etme hakkını dikkate almak ve itiraz süreçlerini yönetmek.

• Söz konusu oteli etkileyen ciddi olayların (doğal felaketler vb.) gerçekleşmesi halinde Otelimizde kalan kişileri aramak için özel telefon hizmetlerinden yararlanmak.

• Anket yapmak ve anket ile müşteri yorumlarını analiz etmek.

• İddiaları/şikayetleri yönetmek.

• Özellikle aşağıdaki alanlarda Otelimizin web siteleri kullanımınızı güvence altına almak ve geliştirmek:

• Gezinmeyi geliştirmek.

• Güvenlik ve sahtekârlık önleme sistemleri uygulamak.

• 1774 Sayılı Kimlik Bilgilendirme kanunu çerçevesindeki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi.

• İlgili diğer mevzuatların getirdiği yükümlülükleri yerine getirmek. (örneğin İSG Faaliyetleri, Vergi usul Kanunu Yükümlülükleri vb.)

Bunun dışında kişisel verilerinizin işlenmesindeki en temel amaç sizleri daha iyi ağırlamak ve siz değerli misafirlerimizin hizmetlerimizden daha fazla ve kesintisiz olarak yararlanmasıdır.

5.Kişisel Verilerinizin Yurtiçi veya Yurtdışı Aktarımı

Otel bünyesinde hizmetlerin sağlanması amacıyla Kişisel verilerinize Erdoba Elegance Hotel& Spa ve iştirakleri tarafından erişilebilmekte, kişisel verileriniz gerektiği zaman bu şirketlere aktarılmaktadır.

Kişisel verileriniz, yurtiçinde ve yurtdışında bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (sunucu, hosting, bulut bilişim gibi) hizmet veren kuruluşlar, işbirliği yapılan ve/veya hizmet alınan finans kuruluşları, hukuk ve benzeri alanlarda destek alınan danışmanlık firmaları, Otel'in faaliyetleri ile ilgili sair alanlarda destek veren üçüncü kişilere ve belirlenen amaçlarla, iş ortaklarımıza ve yetkili kurum ve kuruluşlara Otelimiz teknik birimlerinin kontrolünde gerekli güvenlik önlemleri alınarak kontrollü ve sınırlı olacak şekilde (yurt içinde) aktarılabilmektedir ve/veya erişime açılabilmektedir.

Verilerinizin yurt içi aktarılması esnasında Otel'imiz tarafından 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde tüm yükümlülükler yerine getirilmektedir. Yasal yükümlülükler çerçevesinde ve gerekmesi halinde Kişisel Verileriniz devlet kurumlarına, yargı organlarına, uluslararası sözleşmelerle kurulmuş yabancı misyonlara (büyükelçilikler, konsolosluklar vs.) aktarılabilmektedir.

6. Kişisel Verilerinizin İşlenme Süresi

Kişisel Verilerinizi, ilgili mevzuatta bu verilerin saklanması için öngörülen bir süre var ise bu sürenin sonuna kadar, böyle bir süre belirlenmemiş ise işlendikleri amaç için gerekli olan süre sonuna kadar işlenecektir. Bu sürelerin dolması halinde Kişisel Verileriniz re'sen veya talebiniz üzerine derhal mevzuat kurallara uygun şekilde silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir. Bu süre içerisinde Kişisel Verilerinizde bir değişiklik olması durumunda kayıtlarınızın güncel ve doğru tutulabilmesi adına Erdoba Elegance Hotel &Spa veya İlgili grup şirketimize bilgi verme yükümlülüğünüz bulunmaktadır.

7. Otel Tesislerinin Kamera ile Gözetimi

Erdoba Elegance Hotel& Spa tesisinin giriş ve çıkışları, koridorlar, ortak alanlar ve tesislerin dış cepheleri tesis güvenliği, misafirlerimizin güvenliği ve iş sağlığı ve güvenliği amacıyla kameralar ile görüntülenmekte ve belirtilen alanlarda kamera simgesi bulunmaktadır. Bu görüntülere ilişkin olarak da Anayasa ve KVKK hükümlerince haklarınızın saklı olduğunu belirtmek isteriz. Kamera ile gözetim ve kayıt amacı; iş yerinde gerçekleşmesi olası, özellikle hırsızlık gibi bir takım eylemlerin teşhis edilmesidir. Bu kayıtlara yalnızca Otel'in yetkili birimleri tarafından erişilebilmektedir. Kayıtlar, güvenlik amaçları ile 21 gün süre ile muhafaza edilmekte olup, sürenin bitiminde imha edilmektedir.

8. KVK Kanunu kapsamında Veri Sahibi Olarak Haklarınız (Madde 11)

KVKK 11. Maddesi uyarınca Şirketimize başvurarak;

a) Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

f) Kanun ilgili maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizi silinmesini veya yok edilmesini isteme,

g) (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

h) İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

i) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme,

Haklarınız bulunmaktadır.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi belirtir bir yazı ile imzalı bir

ÇAĞAKAN TURİZM İÇVE DIŞ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

Yenişehir Mahallesi, Midyat Yolu Üzeri 3.Km. 47060 Artuklu/Mardin-TÜRKİYE adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, şirketimiz bünyesinde bizzat müracaat ederek talep formumuzu doldurabilir, noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili müracaatı cagakan@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Kişisel verileriniz ile ilgili tüm müracaatlarınızı , "KVKK Başvuru Formu"  üzerinden erişebileceğiniz KVKK başvuru formu ile forumda belirtilen kanallardan yapabilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için web sitemizdeki "KVKK Politikası" linkinden erişeceğiniz KVKK politikamızı inceleyebilirsiniz.





Copyright © 2019 Erdoba Elegance Hotel & Spa | Bilgi İşlem Müdürlüğü

Dök. No: DD.YÖN.03 Yayın Tarihi: 27.07.2019 Revizyon Tarihi: 02.09.2019 Rev. No:01